Tietosuojakäytäntö

6.3.2022

Yksityisyytesi turvaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi pyrimme aina suojaamaan henkilötietosi parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä asiakirjassa esitetyssä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi ja mitä oikeuksia sinulla on.

REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterin nimi on OLKiA Oy:n asiakasrekisteri ja rekisterinpitäjä on OLKiA Oy (y-tunnus 3243953-6)

OLKiA Oy
Pykälätie 15, 00690 Helsinki
Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla:
privacy@olkia.fi

REKISTERIN NIMI

OLKiA Oy:n asiakasrekisteri

TIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste on OLKiAn oikeutettu etu, joka perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun relevanttiin yhteyteen, OLKiAn ja verkkosivuston käyttäjän välisen sopimuksen toimeenpanoon ja joissain tapauksissa antamaasi lupaan.

Käsittelemme henkilötietoja tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen, sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Käsittelemme henkilötietoja myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja asiakkaille suunnatussa viestinnässä, kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

REKISTERIN TIETOLÄHTEET JA -SISÄLTÖ

Kun tilaat OLKiA-verkkokaupasta tuotteita ja/tai palveluja, tarvitsemme nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi, jotta voimme toimittaa tuotteet/palvelut sinulle. Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietojasi OLKiA-verkkokaupassa tekemiesi ostosten ja mahdollisten reklamaatioiden käsittelemiseksi sekä palveluiden tarjoamiseksi.

Lisäksi voit luoda käyttäjätilin ja rekisteröityä käyttäjäksi, jolloin voit tallentaa ja tarkastella yhteys- ja toimitustietojasi, tilaushistoriaasi, toivelistaasi ja ostoskoriasi. Voit kirjoittaa ja lähettää arvosteluja ostamistasi tuotteista ja osallistua arvontoihin, ja näin tekemällä luovutat meille henkilötietoja.

Voit myös luoda käyttäjätilin ja rekisteröityä käyttäjäksi Facebook-tilin kautta. Tällöin jaat meille julkisen Facebook-profiilisi ja Facebook-tiliin yhdistetyn sähköpostiosoitteen. Näistä tiedoista käytämme tällä hetkellä vain sähköpostiosoitetta ja nimeä OLKiA-käyttäjätilin luomiseen. Jos tilaat uutiskirjeemme, käytämme sähköpostiosoitettasi uutiskirjeiden lähettämiseen. Facebook voi kertoa sinulle tarkemmin, miten se käyttää ja käsittelee tietojasi, kun käytät olkia.fi:tä Facebook-tilisi kautta.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin tiedot ovat tarpeen sinun ja OLKiAn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Kun sopimussuhde kanssamme lakkaa, pääsääntö on, että poistamme tai anonymisoimme kaikki sinua koskevat henkilötiedot. OLKiAn kirjanpitotositteiksi tarvitsemat tiedot ostoksista säilytetään kuitenkin kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, johon tiedot kohdistuvat.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN MUILLE

Jotta voimme käsitellä tilauksesi parhaalla mahdollisella tavalla, meidän on välttämätöntä luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, jotka on lueteltu alla. Lisäksi markkinointiin, sivustomme kehittämiseen ja analysointiin käyttämämme kolmannet osapuolet on listattu alla:

Kuljetusyritykset: Shipitin tarjoamat kuljetusyhtiöt ja Budbee,
Maksupalveluiden tarjoajat: Paytrail ja Klarna
Verkkokauppajärjestelmä ja tilausten käsittely: Shopify
Markkinointi ja uutiskirje: Mailchimp
Muut: Meta (Instagram ja Facebook), Google, LinkedIn, Tiktok ja Youtube

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Jos reklamoit OLKiAn myymistä tuotteista ja reklamaatiotasi ei voida ratkaista ottamatta yhteyttä tuotteen valmistajaan tai markkinoijaan, siirretään reklamaatioosi liittyviä henkilötietoja tuotteen valmistajalle tai markkinoijalle, joka voi sijaita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Jos henkilötietosi siirretään EU/ETA:n ulkopuolelle, tehdään se tietosuoja-asetuksen säännösten mukaisesti samantasoisen yksityisyyden suojan ylläpitämiseksi. Tällöin saatavilla on joko EU:n komission päätös siitä, että kyseessä olevassa maassa on riittävä tietosuojan taso, tai asianmukaiset suojatoimet on toteutettu muulla tavalla, kuten oikeudellisesti sitovien vakiosopimuslausekkeiden tai yritystä koskevien sitovien sääntöjen perusteella.

Arkaluonteisia tietoja ei siirretä ja säilytetä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

VERKKOSIVUSTON KÄYTTÄJÄN OIKEUDET HENKILÖTIETOJEN SUHTEEN

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköisesti osoitteeseen privacy@olkia.fi tai kirjallisesti osoitteeseen:

OLKiA Oy
Pykälätie 15
00690 Helsinki
OLKiA Oy vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu myös omalta asiakastililtä tai noudattamalla markkinointiviestissä olevia ohjeita poistamiseen.

EVÄSTEET

Eväste on lyhyt tekstinpätkä tai tiedosto, jonka verkkosivusto lähettää selaimeesi. Se auttaa sivustoa muistamaan käyntisi tiedot, kuten valitsemasi kielen ja muita asetuksia. Eväste helpottaa seuraavaa käyntikertaasi ja tekee sivustosta sinulle sujuvamman. Evästeillä on tärkeä rooli sisällön suhteen.

OLKiA Oy käyttää mm. seuraavanlaisia tietoja evästeissä:
käyttäjän IP-osoite, selaintyyppi, mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut, ostoskorin sisältö, valittu kieliversio

Shopify verkkokauppa-alustan evästeiden käytöstä voit lukea lisää täältä.

HENKILÖTIEDOT SOSIAALISESSA MEDIASSA

OLKiA Oy:n sosiaalisen median sivustot, kuten esimerkiksi Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter ja YouTube ovat julkisia, ja sivustoille muodostuvat rekisterit sisältävät rekisteröidyn itse julkisuuteen tuomat tiedot, kuten esimerkiksi nimi, arvostelut, sivustotykkäämiset ja -jakamiset sekä kommentoinnit. Emme ole millään tavalla vastuussa sosiaalisen median sivustoille rekisteröityneen käyttäjän henkilötiedoista tai niiden suojaamisesta.

Kun olet meidän kanssa tekemisissä sosiaalisen median välityksellä, voimme kerätä, tallentaa ja säilyttää automaattisesti kerättyä dataa näiden kanavien käytöstäsi. Jos esimerkiksi painat Tykkää-painiketta sosiaalisen median sivuillamme tai merkitset kaverisi julkaisuumme, tallennamme tämän tiedon. Tämä tieto on todennäköisimmin ei-tunnistettavaa tietoa, mutta joukossa voi olla henkilöön yhdistettävissä olevaa tietoa riippuen asetuksistasi ko. kanavalla.

Sosiaalisessa mediassa julkaisemasi sisältö on itse julkistamaasi dataa, joka voi olla yhdistettävissä sinuun sisällöstä riippuen. Keräämme, tallennamme ja käytämme tätä sisältöä ja muuta sosiaalisen median kanavissamme julkistamaasi tietoa. Saatamme käyttää myös tietoa, jonka olet sallinut sosiaalisen median kanavan jakaa meille tai joka on näiden sivustojen käyttäjäasetustesi mukaan jaettavissa.

TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖN MUUTOKSET

OLKiA Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojalausuntoa. Uusin versio tietosuojaselosteesta löytyy aina julkaisupäivämäärän kera tältä sivulta.